1. O tej izjavi o varstvu osebnih podatkov
To je izjava o varstvu osebnih podatkov družbe Fourthline B.V., ki je registrirana na Nizozemskem, z registrsko številko 58905413 in sedežem na naslovu James Wattstraat 77-R, 1097 DL Amsterdam, Nizozemska (v nadaljnjem besedilu: Fourthline, nam, nas, naše, naši, naših, našim, našem ali našega). Ta izjava o varstvu osebnih podatkov velja za vse hčerinske družbe in podružnice družbe Fourthline, če obdelujejo osebne podatke.
Družba Fourthline z osebnimi podatki, ki jih prejme prek svojih spletnih mest, portalov in na kakršen koli drug način, ravna skrbno in je zavezana varovanju vseh prejetih osebnih podatkov. Družbo Fourthline zavezujejo splošna uredba o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679) („GDPR“), nizozemski zakon o izvajanju GDPR (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming) in zakon o varstvu podatkov iz leta 2018. Ta izjava o varstvu osebnih podatkov je namenjena obveščanju posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki (v nadaljnjem besedilu: vas, vam, vaše, vašem, vaših, vaša, vami, vaš ali vašega), o vrsti podatkov, ki jih družba Fourthline zbira pri uporabi svojega spletnega mesta in aplikacije, ter o namenih, za katere se ti podatki obdelujejo, uporabljajo, vzdržujejo in razkrivajo (v nadaljnjem besedilu skupaj: storitve). To izjavo o varstvu osebnih podatkov lahko spremenimo, da ostane skladna s spremembami zakonodaje in/ali da odraža, kako obdelujemo osebne podatke.
Namen te izjave o varstvu osebnih podatkov je pojasniti, katere osebne podatke zbiramo o vas in kako jih obdelujemo. Uporablja se za naslednje osebe:
Zakoniti zastopniki in končni upravičeni lastniki vseh preteklih, sedanjih in prihodnjih poslovnih pogodbenih strank. Osebne podatke teh oseb smo zakonsko obvezani hraniti tudi določeno obdobje po prenehanju razmerja, in sicer v skladu s predpisi o poznavanju strank;
Vse fizične osebe, ki so vključene kot (potencialna) stranka družbe Fourthline (v nadaljnjem besedilu: stranka), osebe, katerih plačilne podatke obdelujemo pri zagotavljanju plačilnih storitev, osebe, katerih osebne podatke obdelujemo pri izboljševanju svojih storitev, ter osebe, katerih osebne podatke obdelujemo za odkrivanje in preprečevanje goljufij;
Vsi, ki obiščejo spletno mesto družbe Fourthline.
2. Kategorije osebnih podatkov, namen in pravni razlogi za obdelavo
Osebni podatki so vse informacije, ki nam povedo nekaj o vas ali ki jih lahko povežemo z vami. Družba Fourthline obdeluje vse podatke, ki jih prejmemo od vas, vključno z osebnimi in finančnimi podatki, ki nam jih posredujete, ko vi ali vaše podjetje: poizvedujete o storitvah, ali oddate vlogo za storitve, se registrirate za uporabo in/ali uporabljate katero koli našo storitev in ko z nami komunicirate prek e-pošte, SMS, WhatsApp, spletnega mesta ali portala, telefona ali katerega koli drugega elektronskega sredstva. Vaše osebne podatke lahko prejmemo neposredno od vas ali prek svojega poslovnega partnerja, s katerim želite vzpostaviti poslovno razmerje. Ob tem lahko vaše osebne podatke prejmemo tudi z vpogledom v sezname sankcij/teroristov ali sezname politično izpostavljenih oseb, ki nam jih posredujejo ponudniki podatkovnih storitev.
Vključevanje strank in vzdrževanje odnosov s strankami
Če želimo z vami kot stranko vzpostaviti in vzdrževati odnos, moramo od vas pridobiti veliko količino osebnih podatkov in jih obdelati. To je posledica dejstva, da moramo kot plačilna institucija upoštevati predpise o poznavanju strank, ki so med drugim določeni v nizozemskem zakonu o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) in nizozemskem zakonu o sankcijah (Sanctiewet). V ta namen lahko obdelujemo naslednje osebne podatke: priimek, ime, datum rojstva, kraj rojstva, datum izdaje osebnega dokumenta, datum poteka veljavnosti osebnega dokumenta, organ, ki je izdal osebni dokument, in številko osebnega dokumenta, naslov, geolokacijo, jezik naprave, model naprave, pokrajine in kodo države telefonske številke ter biometrične podatke. Preverili bomo tudi, ali ste politično izpostavljena oseba ali ste na seznamu sankcij. Poleg tega lahko preverimo, ali o vas obstajajo kakršne koli negativne objave v medijih, da ugotovimo, ali vam želimo zagotavljati storitve.
Za vsako potencialno stranko ustvarimo tudi profile tveganja za naslednje dele svojega postopka vključevanja strank: preverjanje identitete, potrditev pristnonsti stranke in potrditev pristnosti dokumentov. Podatkovnim točkam, povezanim s potencialno stranko, je dodeljena vnaprej določena ponderirana ocena. Tako dobimo skupno oceno tveganja, na podlagi katere vas lahko sprejmemo ali zavrnemo kot stranko.
Naša pravna podlaga za obdelavo takih osebnih podatkov sta zakonska obveznost in zakoniti interes. Če so vključeni biometrični podatki, je veljavna izjema za obdelavo take posebne kategorije osebnih podatkov pomemben javni interes, tj. za preverjanje vaše pristnosti in za povezane varnostne namene.
Družba Fourthline lahko vašo vključitev med stranke izvede na avtomatiziran način. Avtomatizirana vključitev temelji na zgoraj opisanem profilu tveganja. Če je vaš profil tveganja nesprejemljivo visok, lahko vašo vlogo zavrnemo. Obdelava vaših osebnih podatkov na zgoraj opisani način temelji na pravni podlagi, tj. izvajanju pogodbe, če so vključeni biometrični podatki, pa je veljavna izjema za obdelavo take posebne kategorije osebnih podatkov bistven javni interes, tj. preverjanje vaše pristnosti in z njo povezani varnostni nameni.
Podatki o plačilnih transakcijah
Pri opravljanju plačilnih storitev moramo obdelati nekatere osebne podatke. Ti lahko vključujejo: ime, priimek, naslov, IBAN ter kazalnike transakcij in povezane informacije. Pravna podlaga za tako obdelavo je izvajanje pogodbe.
Osebni trezor podatkov KYC Vault
Kot del storitev vam ponujamo varen osebni trezor podatkov KYC Vault, v katerem lahko shranjujete svoje osebne podatke. Za to storitev lahko obdelujemo naslednje osebne podatke: priimek, ime, datum rojstva, kraj rojstva, datum izdaje osebnega dokumenta, datum poteka veljavnosti osebnega dokumenta, organ, ki je izdal osebni dokument, in številko osebnega dokumenta, naslov, geolokacijo, jezik naprave, model naprave, pokrajino in kodo države telefonske številke. Pravna podlaga za obdelavo teh osebnih podatkov je izvajanje pogodbe.
Izboljševanje storitev družbe Fourthline
Ker kriminalci nenehno izboljšujejo svojo strategijo, moramo tudi mi izboljšati svojo. To pomeni, da moramo nenehno izboljševati svoje storitve. Nenehno si prizadevamo za izboljšanje uporabniške izkušnje. Ob tem zbiramo podatke o delovanju storitev in izpopolnjujemo svoje sisteme IT, ki lahko vključujejo sisteme umetne inteligence. V te namene lahko uporabljamo naslednje osebne podatke: priimek, ime, datum rojstva, kraj rojstva, datum izdaje, datum poteka veljavnosti osebnega dokumenta, organ, ki je izdal osebni dokument, in številko osebnega dokumenta, naslov, geolokacijo, metapodatke (kot so operacijski sistem, podrobnosti o brskalniku, sistem, senzorji naprave, baterija, omrežje), in slike. Če slike obdelujemo za izpopolnjevanje svojih sistemov umetne inteligence, jih pretvorimo v podatkovne točke, imenovane vektorji, ki se ustvarijo in nato trajno izbrišejo v delčku sekunde. Naša pravna podlaga za obdelavo takih osebnih podatkov je privolitev in/ali zakoniti interes.
Odkrivanje in preprečevanje goljufij
Ker želijo kriminalci uporabljati tudi bančne račune in druge finančne sisteme, včasih poskušajo do finančnega računa dostopati na goljufiv način. Za odkrivanje in preprečevanje takih goljufij, bodisi v lastno korist bodisi v korist tretje osebe, kot je finančna institucija, lahko obdelujemo naslednje osebne podatke: priimek, ime, datum rojstva, kraj rojstva, datum izdaje osebnega dokumenta, datum poteka veljavnosti osebnega dokumenta, organ, ki je izdal osebni dokument, in številko osebnega dokumenta, naslov, geolokacijo, metapodatke, biometrične podatke in osebne podatke, povezane s kaznivim dejanjem. Ko naši informacijski sistemi ugotovijo, da je datoteka stranke verjetno goljufiva, analitik družbe Fourthline izvede ročno preverjanje, da ugotovi, ali je vloga stranke dejansko goljufiva ali kako drugače povezana z goljufijo. Če analitik družbe Fourthline ugotovi goljufijo in potrdi, da gre za osebne podatke storilca, bo družba Fourthline take osebne podatke, povezane s kaznivim dejanjem, hranila do osem let. Naša pravna podlaga za obdelavo takih osebnih podatkov je zakoniti interes. Izjema, na katero se družba Fourthline sklicuje pri obdelavi vaših biometričnih podatkov in osebnih podatkov, povezanih s kaznivim dejanjem, kadar je upravičenec do take obdelave tretja oseba, je izrecna privolitev. Če se obdelava vaših osebnih podatkov, povezanih s kaznivim dejanjem, nanaša na zagotavljanje naših storitev za vas, je izjema pri obdelavi takih osebnih podatkov odločitev o tem, ali vam kot (potencialni) stranki zagotoviti storitev, in zaščita interesov družbe Fourthline v zvezi s kaznivimi dejanji, ki so bila ali bi lahko bila storjena proti družbi Fourthline. Da bi zagotovili točnost osebnih podatkov, povezanih s kaznivim dejanjem, skupina za zagotavljanje kakovosti družbe Fourthline redno izvaja vzorčne preglede osebnih podatkov, povezanih s kaznivim dejanjem.
3.Komu posredujemo vaše podatke in zakaj
Ko si osebne podatke izmenjujemo znotraj podjetja ali s tretjimi osebami v drugih državah, zagotovimo, da so za njihovo zaščito vzpostavljeni potrebni zaščitni ukrepi. Izmenjava osebnih podatkov temelji na sklepih o ustreznosti, okviru EU in ZDA za varstvo podatkov ali vzorčnih standardnih pogodbenih klavzulah EU. Da bi vam ponudili najboljše možne storitve, si nekatere podatke izmenjujemo tako znotraj kot tudi zunaj skupine Fourthline. To vključuje naslednje stranke.
Subjekti družbe Fourthline
Podatke prenašamo med podjetji in podružnicami družbe Fourthline za operativne, regulativne ali poročevalske namene, na primer za zagotavljanje skladnosti z nekaterimi zakoni, varovanje sistemov IT ali zagotavljanje nekaterih storitev. Podatke lahko prenašamo tudi v centralizirane sisteme za hrambo ali za globalno obdelavo zaradi večje učinkovitosti.
Poslovni partnerji
Vaše osebne podatke lahko delimo s poslovnim partnerjem. To storimo, če želite od takega poslovnega partnerja pridobiti produkte in/ali storitve. To se lahko nanaša na katere koli osebne podatke, navedene v tej izjavi o varstvu osebnih podatkov.
Vladni organi
Za izpolnjevanje svojih zakonskih obveznosti lahko podatke razkrijemo ustreznim organom, na primer za boj proti terorizmu in preprečevanje pranja denarja. V nekaterih primerih smo po zakonu dolžni deliti vaše podatke z zunanjimi strankami, vključno z:
javnimi, regulativnimi in nadzornimi organi, kot so agencije za zaščito pred goljufijami in centralne banke držav, v katerih poslujemo;
pravosodnimi/preiskovalnimi organi, kot so policija, državno tožilstvo, sodišča in arbitražni/mediacijski organi, na njihovo izrecno in zakonito zahtevo;
odvetniki, na primer v primeru tožbe ali stečaja, skrbniki, ki skrbijo za interese drugih strank, in revizorji podjetij;
tretjimi ponudniki storitev.
Ko uporabljamo druge ponudnike storitev, delimo le tiste osebne podatke, ki so potrebni za določeno nalogo, za katero najamemo ponudnika storitev. Ponudniki storitev nam zagotavljajo podporo pri dejavnostih, kot so:
opravljanje nekaterih storitev in dejavnosti, kot so shranjevanje v oblaku, analitika in analiza poznavanja strank;
oblikovanje in vzdrževanje spletnih orodij in aplikacij;
trženjske dejavnosti ali dogodki in upravljanje komunikacije s strankami;
priprava poročil in statističnih podatkov, tiskanje gradiva in oblikovanje produktov;
uvrščanje oglasov v aplikacijah, spletnih mestih in v družbenih medijih.
Poslovni prenosi
Skupina Fourthline lahko kupi ali proda poslovne enote ali podružnice. V takih okoliščinah lahko podatke o strankah prenesemo kot poslovno sredstvo. Brez omejitve zgoraj navedenega se v primeru, če se naše podjetje poveže z drugim poslovnim subjektom v skupno podjetje ali je prodano ali združeno z njim, se lahko vaši podatki razkrijejo našim novim poslovnim partnerjem ali lastnikom.
Z vašim dovoljenjem
Vaši podatki se lahko uporabijo tudi za druge namene, za katere ste dali izrecno dovoljenje, ali kadar to zahteva zakon ali kadar je to dovoljeno v skladu z zakoni zadevne sodne oblasti.
4.Politika uporabe piškotkov
Družba Fourthline na svojih spletnih mestih uporablja piškotke in podobne tehnologije za izboljšanje vaše uporabniške izkušnje na našem spletnem mestu. Naša spletna mesta (in nekatera e-poštna sporočila) uporabljajo „piškotke“ in druge tehnologije, ki v vašem računalniku ali napravi shranjujejo majhne količine informacij, da omogočijo zbiranje nekaterih informacij iz vašega spletnega brskalnika. Piškotki (in podobne tehnologije) se pogosto uporabljajo na internetu in omogočajo spletnemu mestu/portalu, da prepozna uporabnikovo napravo, ne da bi pri tem enoznačno identificiral posamezno osebo, ki uporablja računalnik. Te tehnologije vam pomagajo olajšati prijavo in uporabo naših spletnih mest ter nam zagotavljajo informacije, na primer o tem, katere dele spletnega mesta obiskujete. Za več informacij o piškotkih, vključno s tem, kako ugotoviti, kateri piškotki so bili nastavljeni, in kako jih upravljati, blokirati in/ali izbrisati, glejte spodnje informacije o naši politiki uporabe piškotkov.
Kateri piškotki se uporabljajo in kaj počnejo?
Naše spletno mesto uporablja spodaj opisane piškotke.
1. Funkcionalni piškotki
Ti piškotki lahko shranijo ime vašega brskalnika, vrsto računalnika in tehnične podatke o načinu povezave z našim spletnim mestom, kot so operacijski sistem in uporabljeni ponudniki internetnih storitev ter druge podobne informacije. Te informacije se uporabljajo za tehnično olajšanje krmarjenja in uporabe našega spletnega mesta. Poleg tega se lahko funkcionalni piškotki uporabljajo za shranjevanje osebnih nastavitev, na primer jezika ali, da se vaši podatki shranijo za naslednje obiske, če to zahtevate.
2. Piškotki tretjih oseb/družbenih medijev
Naše spletno mesto vsebuje piškotke spletnih mest tretjih oseb, predvsem piškotke družbenih medijev. Ko so nameščeni na vašem računalniku, samodejno aktivirajo priročne dodatke, na primer gumb za všečkanje na Facebooku, ali možnost pošiljanja sporočil na Twitterju. Ti piškotki naše spletno mesto obveščajo, ali ste prijavljeni v take družbene medije, in tudi vam omogočajo, da delite dele našega spletnega mesta v družbenih medijih. Ob obisku našega spletnega mesta vas bo družba Fourthline prosila za soglasje za uporabo teh piškotkov.
3. Ali nasprotujete uporabi piškotkov?
Piškotki običajno obdelujejo vaš IP-naslov, vendar ne shranjujejo vaših osebnih podatkov, kot je e-poštni naslov ali telefonska številka. Če ne želite, da se piškotki shranjujejo v vaš računalnik, ali če želite odstraniti že shranjene piškotke, lahko to uredite v nastavitvah brskalnika. Več informacij o odstranjevanju piškotkov najdete na spletnem mestu www.allaboutcookies.org.
5.Vaše pravice in njihovo spoštovanje
Spoštujemo vaše pravice, ki jih imate kot stranka, da določite, kako naj se vaši osebni podatki uporabljajo. Te pravice vključujejo naslednje.
Pravica dostopa do informacij
Imate pravico, da od nas zahtevate pregled svojih osebnih podatkov, ki jih obdelujemo.
Pravica do popravka
Če vaši osebni podatki niso točni, imate pravico od nas zahtevati, da jih popravimo. Če smo podatke o vas, ki so bili pozneje popravljeni, delili s tretjo osebo, bomo o tem obvestili tudi zadevno tretjo osebo.
Pravica do ugovora za obdelavo
Uporabi vaših osebnih podatkov s strani družbe Fourthline za njene zakonite interese lahko ugovarjate. Seznam kontaktnih podatkov je na koncu te izjave o varstvu osebnih podatkov. Upoštevali bomo vaš ugovor in preučili, ali ima obdelava vaših podatkov kakršen koli negativen vpliv na vas, zaradi katerega bi jo morali prenehati izvajati. Prav tako lahko nasprotujete prejemanju naših prilagojenih komercialnih sporočil. Ne morete pa nasprotovati naši obdelavi svojih osebnih podatkov, če to od nas zahteva zakon, tudi če ste se odjavili od prejemanja prilagojenih komercialnih sporočil.
Pravice v zvezi z avtomatiziranimi odločitvami
Včasih uporabljamo sisteme za sprejemanje avtomatiziranih odločitev na podlagi vaših osebnih podatkov, če je to potrebno za izpolnitev pogodbe z vami ali za sprejetje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe ali če ste nam za to dali soglasje. Pravico imate, da pridobite človeško posredovanje enega od naših analitikov za poznavanje strank, da izrazite svoje mnenje v zvezi s takimi avtomatiziranimi odločitvami in da izpodbijate avtomatizirano odločitev. To lahko storite tako, da pošljete elektronsko sporočilo službi družbe Fourthline za varstvo osebnih podatkov.
Pravica do omejitve obdelave
Pravico imate zahtevati, da omejimo uporabo vaših osebnih podatkov, če:
menite, da so podatki netočni;
podatke obdelujemo nezakonito;
družba Fourthline podatkov ne potrebuje več, vendar želite, da jih hranimo za uporabo pri pravnih zahtevkih;
ugovarjate naši obdelavi vaših podatkov za naše zakonite interese.
Pravica do prenosljivosti podatkov
Pravico imate, da od nas zahtevate, da vaše osebne podatke posredujemo neposredno vam ali drugemu podjetju. Če je to tehnično izvedljivo, bomo vaše osebne podatke posredovali.
Pravica do izbrisa
Od nas lahko zahtevate, da izbrišemo vaše osebne podatke, če:
jih ne potrebujemo več za njihov prvotni namen;
prekličete svoje soglasje za njihovo obdelavo;
nasprotujete naši obdelavi svojih podatkov za naše zakonite interese ali za komercialna sporočila prilagojena osebi;
družba Fourthline nezakonito obdeluje vaše osebne podatke;
zakonodaja Evropske unije ali države članice Evropske unije od družbe Fourthline zahteva, da izbriše vaše osebne podatke.
Pravica do pritožbe
Če iz kakršnega koli razloga niste zadovoljni z načinom, na katerega družba Fourthline obravnava vaše osebne podatke, lahko vložite pritožbo pri pooblaščencu za skladnost družbe Fourthline, in sicer prek sporočila, ki ga pošljete na naslov dpo@fourthline.com. Lahko se obrnete tudi na organ za varstvo podatkov v svoji državi ali na vodilni nadzorni organ, ki je nizozemski organ za varstvo osebnih podatkov (Autoriteit Persoonsgegevens).
Uveljavljanje svojih pravic
Kako lahko uveljavljate svoje pravice, je odvisno od vrste osebnih podatkov, ki jih družba Fourthline obdeluje. Naš cilj je, da se na vašo zahtevo odzovemo čim hitreje. V nekaterih primerih lahko vašo zahtevo zavrnemo. Če je to zakonsko dovoljeno, vas bomo v razumnem roku obvestili, zakaj smo jo zavrnili. Če želite uveljavljati svoje pravice ali vložiti pritožbo, se obrnite na nas prek spodaj navedenega e-poštnega naslova.
6.Vaša dolžnost posredovanja podatkov
Da lahko začnemo opravljati in opravljamo svoje dolžnosti kot plačilna institucija ter izpolnjujemo s tem povezane obveznosti, moramo o vas pridobiti nekatere podatke. Nekatere podatke smo obvezani zbirati po zakonu. Brez teh podatkov na primer ne bomo mogli skleniti pogodbe z vami.
7.Kako varujemo vaše osebne podatke
Za varnost vaših podatkov uporabljamo notranji okvir pravilnikov, postopkov in standardov. Te pravilnike in standarde redno posodabljamo, da so skladni s predpisi in razvojem trga. Natančneje in v skladu z zakonodajo sprejemamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe (pravilniki in postopki, varnost IT itd.) za zagotavljanje zaupnosti in celovitosti vaših osebnih podatkov ter načina njihove obdelave. To vključuje pravilnike o čistih prostorih in omejitev dostopa. Ob tem so zaposleni v družbi Fourthline zavezani k zaupnosti in ne smejo nezakonito ali po nepotrebnem razkrivati vaših osebnih podatkov.
8. Kaj lahko storite, da bodo vaši podatki varn
Čeprav si bomo po najboljših močeh prizadevali zaščititi vaše osebne podatke, ne moremo zagotoviti varnosti vaših podatkov, prenesenih na naše spletno mesto; vsak prenos se izvede na vašo lastno odgovornost. Ko bomo prejeli vaše podatke, bomo s strogimi postopki in varnostnimi zahtevami poskušali preprečiti nepooblaščen dostop. Po najboljših močeh se trudimo zaščititi vaše podatke, vendar lahko nekaj storite tudi sami:
na računalnik namestite protivirusno in protivohunsko programsko opremo ter požarni zid in jih posodabljajte;
ne puščajte žetonov za preverjanje ali vaše kreditne kartice brez nadzora;
ohranjajte zaupnost svojih gesel in uporabljajte močna gesla, tj. izogibajte se očitnim kombinacijam črk in številk;
bodite pozorni na spletu in se naučite, kako prepoznati nenavadne dejavnosti, na primer nov spletni naslov ali lažna e-poštna sporočila, ki zahtevajo osebne podatke.
9.Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke
Družba Fourthline bo vaše osebne podatke hranila in obdelovala le toliko časa, dokler bo to potrebno za izpolnjevanje naših obveznosti v skladu s pogodbo, sklenjeno z vami, ali dokler nam to nalaga zakonodaja. Vaše osebne podatke, ki se nanašajo na vašo vključitev kot stranke, moramo hraniti pet let po prenehanju poslovnega razmerja z vami ali pet let po izvedbi transakcije v skladu z nizozemskim zakonom o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). V nekaterih okoliščinah (npr. zaradi goljufije, preprečevanja pranja denarja, preiskave organov pregona ali uveljavljanja pravnih zahtevkov) smo dolžni vaše osebne podatke hraniti še dlje. Vaše osebne podatke, povezane s kaznivim dejanjem, lahko v primerih goljufij hranimo do osem let.
10.Stopite v stik z nami
Če želite izvedeti več o podatkovnih politikah družbe Fourthline in o tem, kako uporabljamo vaše osebne podatke, ali če želite prejeti kopijo zaščitnih ukrepov za mednarodni prenos, nam lahko pošljete elektronsko sporočilo na naslednji namenski e-poštni naslov: dpo@fourthline.com